Infobésité : 3 conseils pour mieux gérer vos emails

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L’ère digitale nous impose de gérer notre infobésité et face à  l’avalanche d’emails qui nous submergent, voici trois conseils pour améliorer votre productivité personnelle.


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L’infobésité, un mal venu d’Internet

L’infobésité est un mal qui nous frappe malheureusement tous (à  moins que vous soyez un ermite ou un technophobe confirmé). Contraction  d’information et d’obésité, l’infobésité  caractérise cette surcharge d’information qui  naît  de la facilité qu’a internet à  envoyer des données à  tout vent d’un simple clic de souris.

Face a ce déluge de données, plusieurs stratégies existent pour vivre de manière harmonieuse au milieu de ce brouhaha digital:

  • La première consiste le plus simplement du monde à  ignorer mails, réseaux sociaux et autres informations du web. Cette solution ne va certainement pas vous convaincre si vous souhaitez maintenir un minimum de communication avec votre entourage privé ou professionnel.
  • L’autre solution consiste à  tout traiter immédiatement : vous recevez un email et vous y répondez dans la foulée. Dans ce cas, et  sachant qu’Internet est sans limite, vous risquez de vous fatiguer bien rapidement.

La solution réside bien entendu au milieu de ces 2 extrêmes et dont voici en bref 3 conseils tirés de plusieurs références relatives à  la productivité personnelles et dont vous trouverez les références en bas de cet article.

3 conseils pour améliorer votre  productivité personnelle

Conseil 1. Vider votre inbox

Un email est simplement une enveloppe utilisée  pour la  communication et l’importance provient de l’information qu’il transporte. Comme pour un courrier papier, il convient d’ouvrir le courrier pour en découvrir sa teneur et savoir s’il présente un intérêt et va  éventuellement induire une action. Pour votre efficacité, il important de considérer la boite aux lettres d’arrivée (inbox) comme un centre de triage. C’est un lieu de stockage temporaire qui doit vous permettre de  déterminer si l’information doit être supprimée ou déplacée dans un dossier pour traitement ou classement. La boite d’arrivée doit être traitée régulièrement dans la journée aux moments que vous aurez choisis et qui n’impactent pas vos autres tà¢ches. Idéalement, c’est vous qui décidez quand trier votre inbox et pas une alerte “pop-up” (à  désactiver donc). Une boite d’arrivée “zéro email” vide est l’objectif et vous permet d’atteindre un certain confort en sachant que vous avez pris connaissance de tous vos emails et des éventuels éléments importants.

Conseil 2. Identifier les 3 types d’emails

Comme mentionné plus haut, il n’est pas possible de traiter tous les emails au fil de l’eau. Par contre, il est essentiel que vous les organisiez dès que possible selon les priorités ci-dessous:

  1. Dans un monde professionnel et sachant que la quantité devrait être limitée, lire ses emails personnels et ensuite les supprimer ou les classer;
  2. Supprimer les spams. A partir de ce moment, ne restent a priori plus que les emails en relation avec le monde professionnel
  3. Traiter les autres emails, soit :
    1. Supprimer si inutile (erreur de destinataire, information immédiate sans intérêt pour plus tard);
    2. Parcourir  les  newsletters (à  consulter immédiatement si courtes sinon à  classer pour une lecture ultérieure);
    3. Consulter les FYI -For Your Information- qui ne requiert pas d’action mais éventuellement un stockage pour une utilisation potentielle a posteriori;
    4. Traiter les emails induisant une actions “To-Do” en les organisant dans des dossiers / listes de tà¢ches (par exemple en définissant des dossiers spécifiques Actions, En attente de, …).

Conseil 3. Traiter immédiatement les taches de moins de 2 minute

Lorsqu’un email implique une action, la règle des 2 minutes devrait s’appliquer. Celle-ci définit que si une action nécessite effectivement moins de 2 minutes, elle doit être réalisée immédiatement. En effet, de classer un tel email et  de le traiter ultérieurement  vous prendra plus de temps en considérant que vous devrez le relire, le  recomprendre  pour finalement réaliser l’action.

Selon le livre de référence Getting Things Done, le processus se résume de la manière suivante:

Processus - Getting Things Done
Processus Getting Things Done avec la règle des 2 minutes

 

A noter qu’il peut être pertinent, en particulier dans le cadre de l’entreprise, de préciser (définir ou rappeler) les règles d’utilisation de la messagerie comme par exemple de savoir quand mettre quelqu’un en copie, quand un email doit être  envoyé … en n’oubliant pas qu’un téléphone peut éviter de longs échanges d’emails avec trop souvent une pollution collatérale pour les  destinataires en copie.

Quelques références utiles

Un livre quasi-incontournable est Getting Things Done. Très structurant, il pose des principes d’organisation pratique et très souvent basés simplement sur le bon sens. Il propose des règles d’organisation efficaces qui peuvent être appliquées aussi bien à  votre vie privée que professionnelle.

En français (env.23 Euros sur Amazon) : S’organiser pour réussir : Getting Things Done

Page front - S'organiser pour réussir - Version français de Getting Things Done

En anglais dans sa version originale (env. 9 Euros sur Amazon) : Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Page front - Getting Things Done

Pour le traitement des emails, vous pouvez également consulté la première partie de ce livre (Env. 18 Euros sur Amazon et version gratuite pour Kindle) Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-mail Overload.  La première partie qui présente des principes généraux d’organisation pour le traitement des emails est la plus intéressante. La fin du livre apporte des informations générales sur l’informatique, dont certaines sont aujourd’hui obsolète, et qui ne concerne pas la productivité personnelle.

Front page - Bit Literacy

Et des articles intéressants complémentaires  sur le  web:

Ne croyez néanmoins pas que la simple lecture de ces textes va  éliminer l’effort et la discipline à  maintenir pour traiter efficacement vos tà¢ches 😉

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